Administrar las cobranzas en un jardín infantil puede ser un verdadero reto. Lo sabemos, son muchas las variables a considerar. No solo puede afectar las finanzas del jardín, el flujo de caja, el pago de las educadoras o la mantención de insumos y del inmueble. También puede crear tensiones innecesarias con las familias.
Si quieres evitar inconvenientes, en este artículo te presentaremos cinco errores comunes en las cobranzas que es mejor evitar y tu jardín funcionará sin problemas. ¡Te invito a conocer más!
5 errores que debes evitar en las cobranzas de tu jardín porque molestan a las familias
1. No comunicar eficientemente tu política de cobros ni sus modificaciones
La comunicación es clave. Si los padres no entienden cómo y cuándo deben pagar, o si no se enteran de cambios en las políticas de cobro, es casi seguro que habrá problemas.
Asegúrate de explicar bien las tarifas, plazos de pago y cualquier penalización por mora o retrasos, siempre desde el principio. Y si hay cambios, no hay problema, ¡comunícalos de inmediato! Utiliza todos los canales disponibles. Sin embargo, recomendamos que utilices un mismo canal de comunicación para evitar malos entendidos. Una agenda digital como la de Cuaderno Rojo es el mejor ejemplo de ello. De esta forma, podrás centralizarlas comunicaciones entre padres y educadoras.
2.No contar con múltiples métodos de pago
Hoy en día, todos buscamos comodidad al pagar. Si sólo ofreces una o dos formas de pago, puedes estar complicándole la vida a los padres. Por ello, ofrecer varias opciones como transferencias bancarias, pagos con tarjeta, aplicaciones de pago móvil, link de pago o códigos QR puede hacer todo más fácil.
Ya no habrá excusas. Así, cada familia puede elegir el método que mejor funcione en su contexto y tú reduces las posibilidades de retrasos en los pagos.
3.No recordar mensualmente las fechas de pago
Las familias tienen muchas cosas en mente y las fechas de pago pueden pasar desapercibidas. No enviar recordatorios mensuales puede resultar en pagos atrasados y malentendidos varios. Un sistema de recordatorios como la agenda digital de Cuaderno Rojo será de gran ayuda. Así, los padres estarán siempre informados y podrán organizarse mejor.
4. No digitalizar tus recibos y facturas
Estamos en la era digital, y seguir usando papel para recibos y facturas puede ser un dolor de cabeza.
Digitalizar boletas y facturas hace todo más sencillo: facilita su almacenamiento y acceso, y mejora la transparencia. Un sistema de facturación electrónica permite a los padres recibir y consultar sus recibos de forma rápida y efectiva. No habrá errores en el papeleo y simplificará la administración del jardín.
5. No profesionalizar tu administración con un software de cobranzas
La gestión de cobranzas puede ser un verdadero problema si no se adquieren las herramientas adecuadas. No contar con un buen software de administración puede hacerte perder tiempo y eficiencia.
Los softwares de cobranzas para jardines infantiles, te ayudarán a llevar un control preciso de los pagos, enviar recordatorios automáticos, generar informes financieros y mantener una comunicación efectiva con las familias. Cuaderno Rojo dispone de un módulo de cobranzas, donde puedes crear un plan de pago, generar avisos para los pagos y un informe de deudores.
Conclusión
Evitar estos errores comunes puede hacer una gran diferencia en la relación con las familias y en la salud financiera de tu jardín infantil. Por ello recomendamos:
- Comunica claramente las políticas de cobro.
- Ofrece múltiples métodos de pago.
- Envía recordatorios mensuales.
- Digitaliza tus documentos.
- Profesionaliza tu administración con un software adecuado a tu situación.
Una gestión transparente y bien organizada no solo beneficia a tu jardín, sino también a las familias que confían en ti para la educación y cuidado de sus hijos.
