Administrar un jardín infantil es una labor de suma responsabilidad. Implica estar al tanto de muchas áreas de la gestión en la institución. Una de ellas es la administración de las finanzas. Como bien sabes, llevar las cuentas en orden, asegura la sostenibilidad de nuestro proyecto educativo.
Si alguna vez te has preguntado si las finanzas de tu jardín están bien encaminadas, ¡no te preocupes! Hoy te compartimos cinco indicadores clave que te ayudarán a evaluar la salud financiera de tu jardín. De esta forma, podrás tomar decisiones informadas para un futuro próspero.
¿Cómo saber si las finanzas de tu jardín están en orden?
Para empezar, hay algunas señales que nos indican si vamos por buen camino. Aquí te dejo cinco puntos clave que siempre reviso:
1. Tienes una política de cobros y seguimiento de pagos clara y comunicada
Contar con una política clara y transparente sobre los cobros y plazos de pago es esencial. De esta manera, se evitan malentendidos y tendrás un flujo de ingresos constante. Esta política debe estar por escrito, detallando los montos, fechas de vencimiento, recargos por mora o retrasos (si aplican) y las formas de pago aceptadas.
Es fundamental comunicar a las familias al momento de la inscripción y tenerla disponible en un lugar visible, como la página web o el tablón de anuncios del jardín.
Además, es importante realizar un seguimiento regular de los pagos pendientes. Un software de gestión, como el de Cuaderno Rojo, te ayudará a automatizar recordatorios de pago y generar informes de estado de cuenta.
2. Ofreces alternativas de pago a las familias, incluyendo links de pago
Facilitar el proceso de pago a las familias es una excelente manera de fomentar la puntualidad y reducir la morosidad. Por ello, debes ofrecer opciones de pago, como transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, e incluso plataformas de pago en línea cómo Mercadopago.
Utilizar una plataforma como Mercadopago brinda a las familias mayor flexibilidad y seguridad al pagar. Con este método, los padres pueden pagar en cualquier momento, solo debe elegir el método de pago de preferencia. Además, agiliza el proceso de conciliación para ustedes, ya que los pagos se registran de forma automática.
Considera la opción de enviar links de pago personalizados a través. Con la aplicación de Cuaderno Rojo, envía mensajes, videos, fotos y audios a las familias sin necesidad de compartir tu número telefónico. ¡Los pagos más sencillos de hacer! Para más información sobre cómo agilizar los cobros con links de pago, te invito a leer este artículo: Agiliza los cobros de tu jardín con un link de pago: te explicamos cómo hacerlo.
3. Llevas el registro de morosos de forma organizada
Mantener un registro actualizado de las familias que presentan retrasos en los pagos es crucial. De esta forma, podrás crear estrategias de cobranza que sean efectivas. Dichos registro debe incluir:
- Nombre y apellido de la familia.
- Monto adeudado por mes
- Porcentaje de interés acumulado por mora.
- Último pago efectuado
- Fecha de vencimiento original
Cuaderno Rojo tiene un módulo de cobranzas para llevar este registro de manera organizada y eficiente.
Recuerda siempre actuar con respeto y comprensión al abordar la morosidad. Evita caer en errores comunes que puedan molestar a las familias. Busca soluciones que beneficien a ambas partes, como planes de pago flexibles o acuerdos de refinanciamiento. Para evitar errores en las cobranzas, te recomiendo leer este artículo: 5 errores en las cobranzas de tu jardín que molestan a las familias.
4. Cuentas con un software de finanzas que reduzca el error humano
Utilizar un software especializado en la gestión financiera de jardines infantiles ayudará a disminuir errores.
Estas herramientas automatizan tareas como la emisión de facturas, el registro de pagos, recordatorios de pago y porcentajes de mora. Esto reduce el riesgo de errores humanos, ahorra tiempo valioso y te permite tener una visión más clara de la situación financiera de tu jardín.
En Cuaderno Rojo contamos con un software de finanzas que te permite:
- Programar recordatorios de pago 1 sola vez
- Añadir interes por mora
- Llevar control de deudores y pagos realizados
- Generar facturas AFIP, SAT si estás en México o Boleta SII si estás en Chile, conoce más de esta función en el párrafo siguiente
5. Automatizaste la emisión de tus facturas electrónicas para cumplir con las regulaciones
La facturación electrónica es una práctica cada vez más común y obligatoria ante instituciones como el SII, AFIP y SAT. Cuando automatices este proceso, podrás agilizar la emisión de facturas y tendrás fácil acceso a consultarlas. Asegúrate de cumplir con las regulaciones específicas de tu país para evitar sanciones y problemas legales.
¿Cómo funciona la facturación o creación de boletas electrónicas en Cuaderno Rojo? Fácil, solo haces click en el botón generar factura y automáticamente se crea. Si quieres recibir una demostración gratuita y ver nuestro software de cobranzas, escribenos aquí:
Conclusión
Mantener las finanzas ordenadas en un jardín infantil requiere de compromiso y dedicación. Sin embargo, si sigues nuestros consejos, podrás garantizar la sostenibilidad del proyecto educativo. Además, puedes fortalecer la confianza y la transparencia con las familias.
Recuerda que una gestión financiera eficiente te permitirá invertir en mejoras para tu jardín. Puedes mejorar las instalaciones, las condiciones de trabajo, adquirir nuevos materiales de juego, entre otros. Sin embargo, no pierdas el norte en siempre brindar una educación de calidad a los niños y niñas que están bajo tu cuidado.
