Un día, conversando sobre los grupos de whatsapp con una directora muy querida de un kinder mexicano, me contó que durante la pandemia se dio cuenta del doble filo de la comunicación en estos chats.
Le pedí que profundizara y lo hizo con unas cuantas anécdotas de disturbios digitales originados en esos chats grupales donde se encuentran las familias y las directoras o educadoras.
El caos de las conversaciones cruzadas y la falta de control, junto a los mensajes fuera de horario, es decir, esos que llegan por la noche o durante los fines de semana, fueron razones suficientes para dejar de usar tan útil, pero no práctica, herramienta en su institución.
¿Sabes que además redujo el uso de papel? Así como ayudé a Carolina de Bosques del Sur, lo quiero hacer hoy contigo por medio este artículo que preparé muy especialmente para que puedas por fin despedirte del Whatsapp.
Desventajas de los grupos de whatsapp
Es fin de semana, día de descanso, abres tu Whatsapp y ves un grupo que tiene 70 mensajes sin leer, son las familias del kinder. Hablan entre ellos, los mensajes se mezclan y la información relevante pasa desapercibida. ¿Es allí cuando empiezas a cuestionarte si es el medio indicado para la comunicación institucional de tu jardín infantil?
¿O te surge la duda cuando los papis obtienen tu número del grupo y empiezan a escribirte por privado? Peor aún… le escriben a las educadoras sin que puedas mediar o tomar control de los chats.
Aunque los grupos de Whatsapp tengan sus reglas, puedas silenciarlos y más, son una herramienta que siempre precede al caos. Es que Whatsapp no está pensado como una aplicación de mensajería organizacional. Medita en lo siguiente:
- Debes ofrecer tu número personal y todos pueden verlo.
- Si incluyes a las educadoras, sucede lo mismo.
- No existe forma de saber quién de los presentes en el chat leyó la información
- Al ser una herramienta tan personal y cotidiana, pierdes tu privacidad porque te escriben en cualquier horario.
- Tienes que recolectar números de teléfonos y agendarlos de forma manual para crear los grupos.
- La versión Business no está destinada para comunicaciones internas, sino para ventas.
- Se pueden llegar a generar malos entendidos y conversaciones irrespetuosas.
Si tienes grupos de Whatsapp activos en tu jardín infantil sabes de lo que hablo. Déjame presentarte un método alternativo y muy eficiente: Cuaderno Rojo, la agenda digital líder en Latinoamérica.
Así logró Bosques del Sur eliminar los mensajes invasivos y a deshoras
Qué mejor forma de conocer el paso a paso para dejar atrás los grupos de Whatsapp que a través del testimonio de una directora. Ya te conté de quién se trata, ahora veamos cómo Carolina Herrera, Directora y Dueña del Kinder y Maternal “Bosques del Sur”, resolvió el problema que nos compete ganando múltiples beneficios:
1. Dile adiós a los grupos de whatsapp
Cierra hoy ese grupo de whatsapp y pásate a una opción más profesional y organizada, donde puedas:
- Tener conversaciones privadas con las familias sin compartir tu número personal.
- Supervisar las conversaciones que tienen las educadoras con los padres o madres.
- Programar la hora en la que recibes y dejas de recibir mensajes.
- Archivar las conversaciones para un mayor control y encontrarlas fácilmente en un buscador
¿Existe tan mágica alternativa? Te dije que tenía una gran solución para ti. Todos estos beneficios los puedes lograr mediante el Módulo de Conversaciones de Cuaderno Rojo. ¿Quieres saber cómo funciona? Llega hasta el final de este artículo que te lo explico fácil y rápido.
2. Supervisa las comunicaciones entre educadores y familias
Suena interesante esto de comunicarnos de forma privada con un familiar, pero ¿te entra la duda de si es posible evitar conversaciones que no estén destinadas a lo profesional en tu centro? Si te interesa la transparencia y honestidad, te cuento que lo puedes lograr.
Por ejemplo, desde Cuaderno Rojo, con tus permisos de administrador, tienes la opción de verificar cada conversación que las educadoras tienen con las familias. Esto le otorga tranquilidad y orden a tu gestión, porque te aseguras de que la comunicación sea respetuosa y efectiva.
3. Programa y trakkea el envío de comunicados
Sí, las conversaciones personales son un plus incomparable y necesario, pero sabemos que tenías un grupo de Whatsapp porque necesitabas enviar información de forma masiva. Sin embargo, existe una mejor propuesta para que las familias reciban comunicados, y con esta opción podrás:
- Armar un comunicado masivo y adjuntar imágenes, videos o documentos.
- Tener un panel de estadísticas para saber quién abrió, quién leyó el comunicado y quien aún no lo hizo.
- Olvidarte de una bandeja de entrada que se llena de respuestas o re-preguntas.
- Escribir distintos comunicados y programarlos según la fecha que quieres que salgan.
La forma en la que estas ventajas se hacen realidad es usando el Módulo Comunicados de Cuaderno Rojo. Y ya que hemos llegado hasta aquí con la lectura, indaguemos un poco sobre cómo funcionan los módulos de comunicación de Cuaderno Rojo.
Cuaderno Rojo es el software de comunicación líder en educación inicial
¿Por qué es un software líder? Pues, porque tiene para ofrecerles a ustedes, directoras, tres elementos esenciales: una interfaz sencilla y rápida, módulos exclusivos para educación inicial y un equipo humano detrás que está siempre atento a resolver cualquier problema.
Dicho esto, te prometí explicar el funcionamiento de los módulos que te ayudarán a despedirte del Whatsapp y que hacen a Cuaderno Rojo una herramienta preferida e indispensable.
Módulo de Comunicados
El objetivo principal del Módulo Comunicados de Cuaderno Rojo es poder enviar mensajes masivos a las familias de forma rápida y con toda la información necesaria.
La facilidad en su uso está en el hecho de no necesitar ningún email o teléfono. Solo debes seleccionar el curso o el nombre del alumno destinatario del mensaje, e inmediatamente le llegará a sus familiares, previamente registrados en la app.
Los comunicados tienen la opción de:
- Programarse para enviarse en otro horario
- Adjuntar documentos, fotos, vídeos y enlaces. Puedes hacer tu comunicación más interactiva que nunca.
- Informarte sobre quienes lo leyeron y quien no. ¡Se terminan las excusas!
Módulo de Conversaciones
Al igual que los comunicados, el flujo de las conversaciones se genera dentro de la aplicación, incluyendo la recepción de notificaciones ante un nuevo mensaje. La diferencia con Whatsapp radica en que no compartes tus datos personales y puedes definir la franja horaria para chatear.
Se pueden enviar y recibir textos, audios, audios y videos sin límite, con la preocupación resuelta de poder supervisar todas las charlas de tu centro. Se la importancia que tiene para ti la seguridad, y en Cuaderno Rojo es prioridad.
Conclusión
Dejar el Whatsapp será un paso importante para optimizar las comunicaciones con las familias de tu guardería. Las directoras que forman parte de Cuaderno Rojo dicen que les otorga profesionalismo y sentido de pertenencia. Un diferencial a la hora de competir en el mercado.
Si te animas a probar Cuaderno Rojo y renunciar al estrés de recibir mensajes fuera de horario, entonces no dudes en contactarte conmigo o mi compañera Amelia, haciendo click en el siguiente banner:
