¿Qué debemos pensar y apuntar a la hora de crecer como instituciones educativas? Esta pregunta aguarda respuestas que van desde el enfoque en el capital humano, hasta la implementación de tecnología con sentido y propósito. En este artículo vamos a explorar ambas variables, entender cómo aplicarlas y conocer testimonios de colegios que ya lo hacen.
4 Estrategias para potenciar tu gestión escolar
Escuchar a tu equipo
Si eres directora de un colegio o escuela secundaria, tu foco principal para entender el resto de las estrategias que hablaremos a continuación, es poder escuchar a tu equipo. Escuchar de verdad significa ir con la mente en blanco y anotar los puntos claves de la conversación, ya que cada docente y administrativo tiene una experiencia diferente dentro de la institución.
Las experiencias de cada miembro del equipo de tu colegio te ayudarán a entender los procesos que fallan, las relaciones que hay que mejorar y las herramientas que puedes implementar para facilitar su trabajo.
Para escuchar a tu equipo debes gestionar las siguientes instancias:
- Crear espacios de escucha: es decir, tener reuniones fijas al mes, ya sean individuales o grupales, que estén enfocadas unicamente en conversar y escuchar, y que al final de las mismas propongas cómo y cuándo se pueden solucionar ciertos problemas.
- Ser consistente con las reuniones: es importante que las reuniones uno a uno o de equipo se hagan periodicamente y no cuando sean necesarias
Enfocarse siempre en mejorar la relación las familias
La comunicación es la base de la confianza con las familias, y dicha confianza hará que tu comunidad familiar se sienta segura y feliz. Las madres y padres, depositan en los colegios la seguridad de sus hijos, el cuidado de los mismos, y si además deben pagar por esto, van a querer que se les retribuya un feedback correcto.
Dicho esto, la comunicación con tus familias debe ser
- Inmediata: para que puedas hacer llegar en el momento correcto la información necesaria
- Profesional: siempre dentro de un marco que deje en claro que por ese canal y en ese momento solo se discuten temas relacionados al colegio
Además, hay un elemento de claridad que debemos manejar a la hora de comunicarnos, pero no es solo hablar
Ser transparente y justo con las comunicaciones
El medio por el cual llevas tu mensaje es igual de importante que el lenguaje utilizado, ya que en la actualidad algunos canales son considerados como informales o no son específicos para ciertas entidades.
Por lo tanto, para tener una comunicación ética e inmediata es necesario contar con una herramienta que transmita profesionalismo y también que centralice lo comunicado. Y es que si quieres que las familias lean lo que envías, entonces hazlo por un canal que cuando suene la notificación ellos sepan de inmediato que se trata de algo importante de la institución.
Para hacer posible contar con una herramienta de comunicación idónea y exclusiva para instituciones educativas envía un whatsapp a nuestro equipo y te ayudan de inmediato:
Detectar sistemas de trabajos obsoletos
Para implementar nuevos sistemas de trabajo, herramientas o planificaciones, es importante contar con el tiempo necesario para hacerlo. Sin embargo, si pasamos el día en tareas repetitiva que por su condición de trabajo manual suelen concurrir en errores, y a su vez estos errores nos quitan tiempo cuando los tenemos que solucionar.
Haz una lista o un cuadro comparativo de las tareas que realizas mes a mes que suelen quitarte mucho tiempo en tu semana de trabajo. Esto te ayudará a jerarquizar cuáles necesitan ser optimizadas de inmediato.
Colegios que aplican estas estrategias
Un Colegio que supo mejorar sus tareas de comunicación y reducir tareas administrativas fue el Colegio San Nicolás de Mendoza, y sus directoras que lo cuentan:
Herramientas infalibles para la gestión escolar actual
Antes de tomar cualquier decisión a la hora de implementar alguna herramienta en tu institución, asegurate de centralizar todo lo que puedas, en especial las tareas más recurrentes. Evita usar una herramienta para comunicarte y otra para cobranzas, porque sino será lo mismo, es decir el caos y desorganización continuarán porque ahora tienes que acceder a distintos canales para realizar una sola tarea.
En este escenario de necesidad de centralización entran los softwares de gestión escolar como Cuaderno Rojo que te permiten:
- Enviar comunicados y visualizar reportes de lectura y apertura
- Tener conversaciones privadas con las familias sin compartir tu número personal o el de las docentes
- Crear avisos de pagos automáticos
- Crear planes de pago masivos y editables
- Y además registrar las calificaciones y boletines con un solo clic
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