Establecer recordatorios de pago automáticos en tu jardín infantil es un proceso que afecta de forma positiva tu administración y tu comunicación con las familias. Y es que al tener unas finanzas ordenadas, los padres y las madres, tienen más confianza en tu institución educativa.
En el siguiente artículo te explico cómo puedes hacer efectivos, automáticos y puntuales estos recordatorios de pagos, y qué otras medidas puedes tomar en tu centro para tener las cobranzas al día sin dañar la relación con las familias.
¿Cómo mejorar la efectividad de los recordatorios de pago sin dañar la relación con las familias?
El primer paso para que tus recordatorios de pago sean efectivos es automatizarlos y ordenarlos en un sólo lugar. Como efecto colateral de sistematizar las cobranzas de tu jardín infantil, tendrás a las familias contentas. ¿Por qué? Pues porque también les hace fácil a ellos el control de sus finanzas.
Sin embargo, el recordatorio de pago si no es comunicado de forma correcta, puede generar fricciones. Hoy quiero ayudarte a remover esas asperezas que pueden aparecer entre la familia y el jardín a la hora de realizar las cobranzas del mes. Sígueme hasta el siguiente párrafo y te cuento todos los tips.
1. Mantén informadas a las familias sobre tu política de cobros mensuales
La transparencia y la claridad son las piedras angulares de una relación profesional entre el jardín y las familias. Es indispensable que hagas comunicaciones constantes donde expliques detalladamente:
- La fecha de vencimiento
- Los medios de pago
- Los datos necesarios para efectuar el pago: Alias, cbu, cvu, etcétera.
- El interés por mora
- La periodicidad de aumentos inflacionarios, según la política de tu centro
- El proceso para avisar un pago realizado
El mejor medio para informar tu política de cobro es una agenda digital, que sea exclusiva para la comunicación con las familias y que te permita centralizar y automatizar los mensajes. Así te aliviarás la tarea de escribir una y otra vez los mensajes, o de perderte en distintas aplicaciones buscando información.
2.Programa y envía recordatorios de pago automáticos
¡Lo sé! Da mucha vergüenza llamar a alguien o enviarle personalmente un recordatorio pidiéndole que te pague. ¿No sería ideal que le llegue automáticamente un mensaje, desde un lugar que tenga el nombre del centro educativo? Eso además de profesional, le quita el factor incomodidad al proceso.
En Cuaderno Rojo es posible automatizar los recordatorios de pago gracias a su Módulo de Cobranzas, donde podrás configurar de una sola vez las fechas de vencimiento y la periodicidad deseada para los recordatorios.
Es decir, mes a mes, las familias recibirán en la aplicación de Cuaderno Rojo, un mensaje indicando que es hora de pagar y/o que la deuda continúa impaga. Así ahorrarás tiempo y agilizarás procesos.
¿Plus? Las directoras que utilizan el Módulo Cobranzas aseguran haber concentrado los pagos en los primeros días del mes gracias al órden generado.
3.Aplica un interés por mora
Si la cuota mensual aumenta debido al retraso en el pago, informalo siempre a las familias y aplicalo en tiempo y forma. Aunque no lo creas, los intereses por retraso son un gran incentivo para que las familias abonen de manera puntual.
Si te preocupa hacer el cálculo y llevarlo a la práctica, no te compliques porque en Cuaderno Rojo también cuentas con la posibilidad de configurar al inicio del ciclo lectivo cual será tu política de interés, por ejemplo, 10% de aumento a los 10 días de incumplimiento, y el sistema de ocupa de notificarlo a las familias. No solo ello, sino que actualiza los montos de las cuotas automáticamente.
4.Incorpora enlaces o links de pago
En su testimonio, Claudia Molina, directora de El Parque, nos confirma que ofrecer diferentes modalidades de pago en su jardín es una forma de ayudar a las familias.
Nos explica que, por ejemplo, desde que implementa opciones como Mercadopago, los retrasos en los pagos ya no son frecuentes. Dicho de otra manera, cuando las familias cuentan con un medio de pago más accesible, en el que no tienen que seguir tantos pasos para enviar dinero, cancelan la mensualidad en el mismo momento que reciben el Aviso de Pago.
Además, cuando incorporas medios de pago como links o QRs les permites que se autofinancien de acuerdo a sus posibilidades. Los familiares podrán con un click, y desde su teléfono, pagar la cuota del jardín y a su vez, elegir si hacerlo con dinero en cuenta o financiación de crédito.
5.Usa un software de cobranzas para centralizar la gestión y la comunicación de tus cobranzas
Un proceso tan minucioso y laborioso como lo es realizar y registrar cobros, necesita automatizarse, y bendita tecnología que así nos lo permite. Te propongo entonces, optar por un software de cobranzas, en este caso el de Cuaderno Rojo, que tiene un diseño muy fácil de usar, intuitivo y simple.
Con el gestor de cobranzas de Cuaderno Rojo podrás:
- Automatizar la gestión integral de cobros de tu institución educativa
- Configurar los recordatorios de pago
- Centralizar la información de los pagos realizados y descargar el listado de deudores
- Generar facturas de AFIP y SII
- Y muchas más funcionalidades
Qué mejor forma de apreciar el Módulo de Cobranzas de Cuaderno Rojo que viendo en tiempo real cómo funciona, así que te dejo este video para que entiendas a fondo nuestros beneficios .
Conclusión
El orden y profesionalismo que le aporta a tu jardín infantil las finanzas ordenadas mejora la relación con los padres ya que para ellos también resulta positivo tener acceso fácil y rápido a las cuotas y facturas para pagar.
No olvides que para que todas las fricciones entre las familias y tu centro educativo se reduzcan, es necesario contar con herramientas que te ayuden, como lo es Cuaderno Rojo. ¿Te gustaría hacer una prueba gratis?
