Una de las tareas administrativas más importantes en los jardines infantiles privados es la gestión de cobranzas. Sin embargo, el proceso de recordarle a las familias que deben abonar la mensualidad, así como informarles sobre los aumentos por retraso, puede ser algo incómodo.
La incomodidad principal es, en la mayoría de los casos, porque los recordatorios se hacen de forma manual enviado emails, que no suelen ser respondidos o llamando directamente. El otro problema está en que muchos softwares de administración de cobros son muy complejos y algunas personas terminan por renunciar a su uso y vuelven a la hoja de excel.
En el siguiente artículo te resumimos la mejor forma en la que puedes administrar los cobros de tu jardín y te ayudamos a detectar si ya es hora de implementar una gestión de cobranzas más fácil y efectiva.
Cómo saber si necesitas un Software de Gestión de Cobranzas
Conversando con las directoras de nuestra comunidad nos dimos cuenta el enorme trabajo que significa gestión de cobranzas de un centro educativo.
Los problemas son recurrentes y los mismos para todos los kinders: retrasos por parte de las familias para abonar las mensualidades, incomodidad para comunicar el interés por dichos retrasos, desorganización en las finanzas y trabajosos sistemas de facturación electrónica.
¿Te sientes identificada? A continuación te dejamos un check list de alertas para saber si necesitas un software de cobranza, y que de no resolverlas, puede verse afectado tu centro.
Ocupas mucho tiempo en la gestión de cobranzas
Llegado el día de hacer la gestión de cobranzas, te enfrentas a una desorganización causada por el gran tiempo que ocupa esta tarea. Es así como debes posponer otros temas y dedicarte al seguimiento de los pagos, lo que supone aumentar tu carga administrativa.
Requieres de recurso humano extra para el proceso de cobranzas
Dependiendo de la cantidad de alumnos con los que cuente un centro, necesitas más de una persona para la gestión de cobranzas. La gestión manual de las cobranzas requiere de una inversión extra de recurso humano, lo que supone un gasto extra en el presupuesto de tu colegio o jardín.
Tienes altas tasas de morosidad
La primera consecuencia de la gestión de cobranzas hechas de forma manual es la alta tasa de morosidad que incurres en el centro. Se incrementan las familias deudoras porque el proceso de cobro no es inmediato, ni efectivo o recurrente.
No cuentas con información para gestionar las familias deudoras
El proceso de tener los registros administrativos en papel y gestionarlos de forma analógica, deriva en no contar con suficientes datos sobre el estado de deuda de las familias morosas. ¿Te ha sucedido? ¿Y la comunicación para el recordatorio de los cobros es eficiente? La incomunicación es otra señal de que requieres un software de gestión de cobranzas .
La buena noticia es que existe una forma de resolver los problemas descritos, que si llegaste hasta aquí, es porque los sientes propios. Te invitamos a que descubras la solución leyendo el siguiente párrafo
Administra las cobranzas de tu jardín con Cuaderno Rojo
Uno de los beneficios que tiene nuestro sistema de cobranzas es que configuras una sola vez el recordatorio de pago, el vencimiento de la cuota, y los montos.
¿Cómo se configura un cobro en Cuaderno Rojo?
Te mostramos la vista del Módulo Cobranzas y lo fácil que es crear un nuevo Plan de Pagos, que además, cuenta con la ventaja de configurarlo de una sola vez para todos los alumnos de la institución.
Lo primero que debes elegir es la fecha de vencimiento y el periodo al que se corresponderá la facturación. El sistema ejecutará las automatizaciones durante todo el ciclo lectivo, si es que así lo prefieres. Dichas automatizaciones son:
- Envío de aviso de pago
- Envío de recordatorio de deuda
- Interés por mora
- Envío de comprobante de pago y/o facturación electrónica
Luego describres los ítems de la facturación, la fecha de vencimiento, cuándo deseas que se le alerte a la familia que está listo su pago mensual y si aplica un interés por mora.
Finalmente te encontrarás con una sección que dice: alumno. Ahí seleccionas a quienes corresponde el pago de la mensualidad que configuraste ¡Listo!
Así de fácil es automatizar las cobranzas de tu centro, entre otras muchas funcionalidades que tiene Cuaderno Rojo pensadas para agilizar el proceso de cobro.
Ventajas de automatizar las cobranzas con un software exclusivo para kinders
El más notable beneficio de una gestión de cobranzas automatizada es el ahorro de tiempo. Esto es algo que todas nuestras clientas nos comentan.
Luego está el factor orden. Las finanzas son un aspecto de cualquier negocio que deben estar siempre al día, por lo que al automatizarlas, te liberas del error humano
Y por si todavía tienes dudas, te contamos que la mejor parte del gestor de cobranzas Cuaderno Rojo es lo intuitiva y simple que es la plataforma. Si quieres conocer nuestro software , comunícate con uno de nuestros asesores y te hacemos una demostración en vivo.
Conclusión
Usar un software para la gestión de cobranzas en los centros educativos es de vital importancia para garantizar una gestión eficiente y efectiva de los pagos por parte de las familias.
Cuaderno Rojo es un software que facilita el proceso de cobranza, minimizando los errores y agilizando los tiempos de respuesta. Además, proporciona una mayor transparencia y control sobre los pagos pendientes, permitiendo a los administradores de los jardines llevar un registro detallado y actualizado de las deudas. Y lo mejor de todo, es que es muy fácil de usar.