Agilizar el proceso de facturación electrónica en la actualidad representa un reto para muchos centros de educación temprana. Esto pasa porque existe cierta resistencia a la implementación de herramientas digitales que generen automatizaciones.
Hoy queremos contarte los beneficios de automatizar la gestión de AFIP sin perder el control de la cantidad de facturas emitidas (😉) y lo fácil que es tenerlo en tu centro educativo. Acompáñanos en el siguiente artículo a descubrir cómo puedes aligerar tu carga administrativa usando la tecnología.
Ventajas automatizar la facturación electrónica
La facturación electrónica, hecha de forma manual, representa para los jardines infantiles un trabajo administrativo que abarca mucho tiempo y termina por complejizar la labor de cobranzas.
En cambio, cuando se implementan sistemas para automatizar este proceso, un centro educativo puede encontrarse con ventajas como:
- Creación de hasta 100 facturas en menos de 1 minuto
- Mejor organización del proceso de generación de facturas
- Reducción del tiempo y la carga administrativa
- Centralizar el proceso de facturación y no navegar entre varias aplicaciones a la vez
Estas ventajas resuelven de forma inmediata algunos problemas en la cotidianidad administrativa de un centro educativo. De hecho, ¿sabías que los problemas de facturación manual son compartidos por todos los centros educativos con resistencia a las automatizaciones? Lo analicemos mejor en el siguiente párrafo.
Señales de que necesitas automatizar tu facturación electrónica
A veces estamos tan acostumbrados a una rutina, que no nos detenemos a pensar si existe una forma más eficiente y práctica de hacerlo. El proceso administrativo es una de esas tantas cosas que se pueden simplificar pero a veces seguimos haciendo de forma lenta y compleja.
Si eres administrativo o directivo de un centro que realiza facturas de forma manual, escribiendo uno por uno los datos de hasta más de 50 familias, detente a pensar la cantidad de aplicaciones que abres en tu computador durante todo el armar y enviar de la factura.
Al menos abres 3 espacios de trabajo diferentes: sistema contable o documento de excel, software de facturación o página web de facturación y luego email o whatsapp para enviar el comprobante al destinatario final.
El tiempo que demoras en generar y enviar una factura a través de estos mecanismo, debes de saberlo, es 5 minutos por factura, entonces, ¿cuánto tiempo te toma hacer 50 o 100? Aquí tienes la segunda señal de que necesitas automatizar tu facturación si lo que quieres es optimizar la gestión administrativa, tus tiempos y reducir la cantidad de programas que utilizas para una sola tarea.
Otras circunstancias que te indican que necesitas automatizar tu facturación son:
- Concurrencia de errores constantes en el armado de la factura, como por ejemplo, equivocarse anotando datos de las familias.
- Perder tiempo descargando y enviando la factura por email o whatsapp.
- Morosidad y poca previsibilidad de pago por demoras del proceso interno.
¿Cómo funciona la integración con AFIP en Cuaderno Rojo?
En Cuaderno Rojo estamos al tanto de lo engorroso y burocrático que puede resultar el proceso de facturación electrónica en Argentina , por eso generamos una solución simple e integradora, que a la vez, contemple las particularidades de cada centro educativo.
Se trata de una integración con AFIP que con tan solo hacer click en una casilla de nuestra aplicación, la factura electrónica se genera automáticamente todos los meses y se envía por email, también de forma automática, al familiar.
La opción de facturas electrónicas la encuentras en nuestro módulo de cobranzas y debes solicitarla a uno de nuestros asesores. Oportunidad ideal para quitarte todas las dudas que la legalización de tus cobros pueda generarte.
Aunque te anticipamos: Dejamos a libertad del centro el uso individualizado de la integración, para que así puedan decidir a qué familias facturar mediante AFIP y a cuáles solo enviarles un comprobante de pago.
En la siguiente imagen se aprecia la opción que debes tildar para que la factura se genere.
Conclusión
Automatizar la facturación electrónica será una decisión estratégica clave para el crecimiento y mejora de tu centro educativo, además de un paso importante en la gestión de cobranzas.
Al adoptar tecnologías para la administración de tu jardín, no solo reducirás tiempo, también ahorrarás recursos valiosos como el papel. ¿Qué esperas? Si te animas a implementar esta automatización en tu centro, no dudes en contactarte con uno de nuestros asesores.
