Las entrevistas con apoderados son algo más que una reunión, son espacios privilegiados para el trabajo colaborativo escuela-familias, permitiendo que se aborden temáticas puntuales de los estudiantes en relación a su aprendizaje, su conducta, logros y dificultades.
Fortalecer este vínculo es un importante desafío de la escuela, por eso, recopilamos las sugerencias del Mineduc a propósito de lograr entrevistas con apoderados ordenadas, colaborativas y beneficiosas para la comunidad educativa.
Empecemos por los principios generales:
- Ubica las reuniones en horarios adecuados a las necesidades de los apoderados.
- Avisa anticipado de la reunión, muy amable y aclarando su temática.
- Estructura y planifica la reunión.
- Parte y concluye puntualmente.
- Despídete con amabilidad y cercanía afectiva.
- Pide a los apoderados que evalúen el encuentro antes de retirarse.
Planificando entrevistas con apoderados
¿Por qué es importante planificar? Para favorecer el orden, la transmisión de toda la información relevante como también el clima de la reunión
Al hacerlo, el Mineduc recomienda tener presente de responder los siguientes interrogantes:
- ¿Qué quiero que sientan los apoderados?
- ¿Qué quiero que hagan los apoderados?
- ¿Qué quiero que piensen los apoderados?
A continuación te compartimos un esquema organizativo simple y efectivo para que organices tus entrevistas con apoderados.
7 recomendaciones del Mineduc para las entrevistas con apoderados
Por su importancia, las entrevistas con apoderados pueden generar ansiedad en ambas partes, es decir, docentes y familias. Planificar la instancia ayuda, pero no alcanza. Se requiere de inteligencia emocional y uso asertivo del lenguaje para alcanzar el diálogo colaborativo deseado. ¿Cómo lograrlo?
1. Abrir la entrevista con una pauta social
Conversar sobre temas sensibles y personales puede resultar incómodo para algunas familias. Nuestra tarea es preparar el ambiente y hacerlos sentir a gusto. Lo primero que debemos hacer es romper el hielo con una dinámica social y tomarnos en serio el papel de anfitrión, ofreciendo algo para tomar y preguntando cómo están nuestros invitados.
Este espacio de socialización, que no debe superar los 5 minutos, propiciará la conexión necesaria para avanzar con la agenda de la entrevista.
2. Estar atentos al estado emocional de los presentes
Las emociones serán un factor latente en todas las entrevistas con apoderados y pueden entorpecer la comunicación, haciéndola poco efectiva. Y no nos referimos únicamente a las emociones de las familias.
Es imperativo que el docente sepa detectar y manejar sus propias emociones. Es de la única manera que logrará conversar el ánimo colaborativo y sabrá leer a mamá y papá para entender si están:
- Nerviosos
- Predispuestos
- Afligidos
- Confundidos
- Molestos
- Incómodos
Si el docente puede detectar e interpretar estas emociones, hará las preguntas correctas. Recordemos ser empáticos y demostrarle a los apoderados que los estamos escuchando atentamente.
3. Tener una actitud positiva, ¡siempre!
El Mineduc recomienda comenzar las entrevistas hablando de las cualidades y los aspectos positivos del estudiante. Hará que los apoderados se relajen y se abran a seguir escuchando.
Enlista los aspectos positivos del alumno previamente e incluso de la participación familiar. Veamos dos ejemplo:
“Buenos días, qué bueno que pudo hacerse el tiempo para venir, le agradezco mucho su presencia. ¿Cómo ha estado?”. Comentarios de este tipo son importantes de decir incluso si han llegado tarde o si han cancelado esta reunión en el pasado. Se trata de rescatar lo que ahora está funcionando bien.
“Lo primero es contarle que su hijo/a tiene muchas habilidades para el arte. Lo hemos visto participar de forma muy entusiasta en este tipo de actividades y creemos que podría ser positivo para él potenciar esta habilidad de alguna manera. ¿Habían notado esto ustedes en la casa? ¿De dónde creen que viene este gusto por el arte?”.Otra forma de destacar los recursos del estudiante y su familia
Por el contrario, evitar los juicios de valor o las críticas, tanto al alumno como a su familia. Solo conseguirás emociones de rechazo. Aún cuando estén hablando de dificultades, ten una actitud positiva y comunica recomendaciones sobre cómo superarlas juntos.
4. Resaltar el interés común por el bienestar del alumno
Los docentes y los apoderados tienen un interés común: el desarrollo y bienestar de los niños. Sin embargo, no siempre es percibido de la misma manera por ambas partes y es común exigir mayor compromiso del otro.
Cuando las personas nos sentimos criticadas o incomprendidas, nuestra actitud es de defensa y rechazo, lo que daña la relación e impide un trabajo colaborativo. Para superar esta barrera, resulta provechoso estar atentos a nuestras propias reacciones defensivas y expresar a lo largo de la entrevista el cariño que se tiene al pequeño, así como el compromiso asumido con su educación.
5. Demostrar escucha activa
El lenguaje corporal juega un papel igual de importante que el acto de oír, independientemente de que es super necesario responder a cada interrogante o comentario del apoderado brindando la seguridad de que está siendo escuchado.
Un consejo infalible para demostrar escucha activa es mirar a los ojos. Por eso, tómate el tiempo y prepara el espacio previamente al encuentro. Asegúrate de mantener cercanía con los apoderados y dispón las sillas de modo que siempre estén de frente los unos a los otros.
También evita revisar documentos, escribir mientras hablan los apoderados o tomar el celular, aun cuando debas registrar la entrevista en tu Libro de Clases e incluso, entregar una conformidad a los presentes.
Más conveniente resulta, acordar con las familias desde un principio que destinarán los últimos minutos del encuentro a las gestiones administrativas.
6. Hacer preguntas genuinas, honestas y que inviten a la reflexión
El objetivo de toda entrevista con apoderados es formar un equipo de trabajo compuesto por la institución y la familia.
Los apoderados tienen información valiosa de los niños, que en suma al conocimiento técnico del equipo docente, pueden obrar maravillas. ¿Cómo se logra la conexión? Haciendo preguntas que no contengan juicios de valor, sino un genuino interés por conocer mejor al alumno.
Aquí te dejamos un ejemplo de cómo no preguntar y cómo se puede mejorar el mismo interrogante:
NO: ¿Por qué cree que su hija es una alumna regular en matemáticas?
Sí: ¿Por qué siente que a su hija le cuesta tener interés en las matemáticas?
Indagando de forma respetuosa y honesta, lograremos obtener la información necesaria para personalizar el proceso educativo de cada pequeño.
7. Buscar soluciones y establecer compromisos en conjunto
Para lograr que los apoderados se involucren en la resolución de algún inconveniente puntual o en el proceso educativo de sus hijos, es fundamental que la definición del problema se construya en conjunto y que no sólo sea una conclusión por parte del docente.
¿Cómo podemos lograrlo?
- Preguntemos a los padres cómo ven ellos el problema e indaguemos en cuáles son sus preocupaciones.
- Ofrezcamos una mirada alternativa, si no estamos de acuerdo con su respuesta, aunque siempre con empatía.
- Busquemos en conjunto posibles soluciones o formas de apoyar desde casa y la escuela.
El fin de toda entrevista con apoderados es hacerle sentir a las familias que dejan la sala con una solución y con mucho optimismo respecto al desarrollo y bienestar de sus hijos.
Tips para enfrentar actitudes defensivas de los apoderados
La actitud defensiva de los apoderados suele ser válida y obedecer a diversas razones. La aceptación de que un hijo tiene dificultades implica un proceso de “duelo” y suele generar angustia, la que no siempre se expresa de manera adecuada.
También ocurre que a veces los apoderados han tenido experiencias escolares previas en las que han percibido una actitud “expulsiva” en vez de formativa y de apoyo hacia el estudiante.
Independientemente de la legitimidad, el desborde emocional es una situación compleja de manejar y lo que el Mineduc aconseja en lo siguiente:
- Mantener la calma y autorregular las emociones para no provocar una escalada de violen
- Tener un lenguaje corporal receptivo y un tono de voz amable, que no sea reactivo
- Ser asertivo con nuestras respuestas y evitar críticas o juicios de valor. Frases como “me doy cuenta de que usted está muy enojado pero lo que desea en el fondo es proteger a su hijo” pueden abrir instancias de encuentro.
- Ponerse “en los zapatos del otro” para entender la visión que el apoderado tiene de la situación, con frases como: “Ah!, entiendo su punto de vista” (aunque no lo compartamos), es algo que contribuye a que baje su defensa.
- Dejarlos hablar el tiempo que sea necesario y pedirles un minuto para responderles, es decir no hablar mientras ellos lo hacen.
- Ser creativos y flexibles. No siempre es fácil encontrar soluciones a las situaciones de los estudiantes.
- Apoyo del equipo escolar. Cuando hay una situación muy crítica, es imprescindible que otro miembro de la institución preste apoyo.
Dos recomendaciones extras. Es necesario realizar alguna acción de descompresión post encuentro y estar atentos a las repercusiones que pueda tener la entrevista en el estudiante.
Cómo registrar las entrevistas con apoderados en el Libro Digital de Clases de Cuaderno Rojo
Cuaderno Rojo es el único Libro de Clases Digital diseñado y creado para Escuelas de Lenguaje. Cuenta con un Modulo Convivencia Escolar para el registro entrevitas con apoderados, entre otras anotaciones, dando cumplimiento a la Circular N°30.
Los registros digitales se pueden realizar remotamente, firmar y editar desde el celular. Con el plus que significa contar con herramientas de comunicación integradas, ya que permiten enviar comunicados o iniciar conversaciones con las familias para dar seguimiento a los temas abordados en conjunto.
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Conclusión
Lograr establecer una alianza docente-apoderado (o escuela-familia) se basa finalmente en un proceso afectivo.
Solo cuando el apoderado se siente validado y comprendido por el docente y además percibe un genuino interés por el bienestar de su hijo, surge el sentimiento de confianza, disminuyen las defensas, empieza la cooperación.
Tomar en cuenta las recomendaciones del Mineduc y contar con una herramienta de gestión digital para disminuir el tiempo dedicado a la operatividad, te ayudará a lograrlo. Somos el único Libro Clases Digital diseñado para Escuelas de Lenguaje, lo decimos por experiencia.
